V čem se NIS liší od ostatních programů pro vedení rejstříků?
Tím, že nevede jen rejstříky. Spočítá odměnu, vystaví fakturu,
sám zkontroluje, že klient zaplatil. Vše je v jednom systému,
a tak šetříte čas. Údaje jsou provázané a není nutné pracně přepisovat
stejné informace do různých programů. Uživatelé také vyzdvihují
úsporu času díky přímému připojení do katastru nemovitostí a Czech POINTu.
Mám jiný systém. Pokud si pořídím NIS, přijdu o svá data.
Nemusíte se obávat, ze všech jiných notářských programů
dokážeme do NISu data převést.
Jsme příliš malí, NIS je spíše pro větší kanceláře.
Systém spolehlivě provozujeme i v kancelářích s notářem plus jeden
zaměstnanec.
Budu si muset já jako notář díky NISu vést i připravovat své případy
sám?
Nikoli, s NISem můžete pracovat tak, že vaši pracovníci případ
připraví, pošlou vám ho a vy ho jen dokončíte. Nebo může pracovník
případ v NISu dokončit za vás.
Co když se změní legislativa? Co budu muset se systémem udělat?
Vůbec nic. Systém průběžně vyvíjíme a přidáváme do něj další funkce
podle požadavků notářů. Systémy notářů jsou připojené na náš
diagnostický server, který sleduje jejich zdraví a průběžně je
aktualizuje. Aktualizace vydáváme zhruba každých 14 dní.
Takže nemusíte dělat opravdu vůbec nic. Váš systém se prostě sám
zaktualizuje.
V současnosti používáme pro evidenci faktur v kanceláři účetní
software. Budeme ho potřebovat i po přechodu na NIS?
Účetní software v kanceláři nebudete potřebovat. NIS pro vás
eviduje nejen doklady o příjmu peněz, tedy příjmové doklady a
vydané faktury, ale můžete do něj zapisovat i doklady o vydání
peněz, tedy výdajové doklady a přijaté faktury. Přijaté faktury
vám NIS dokonce propojí i s pohyby na bankovnním účtu, budete tedy
mít jistotu, že jste všechny faktury řádně a včas zaplatili.
Co složitější výpočty odměny, jako je rozdělení mezi více účastníků?
To není problém, spočítáme například i výsledné částky podle
zadaného poměru. Dokonce může jeden z účastníků obdržet fakturu,
druhý příjmový doklad. Do vyúčtování můžete snadno doplnit
například poplatky za kopírování a ověřování.
Máme klienta, který k nám chodí pravidelně a vyúčtování
provádíme na konci měsíce. Lze tento proces nějak
zjednodušit?
Ano, máme na to funkci hromadná fakturace a je určena právě pro
tyto případy.
Mohu používat NIS z domova nebo na cestách?
Samozřejmě. NIS umožňuje dálkový přístup a respektuje přitom
veškeré požadavky na přísné zabezpečení vašich dat. Dokonce
na domácí počítač nemusíte nic instalovat, postačí
pouhý prohlížeč internetu. Za zmínku stojí, že i z domova
funguje NIS rychle a svižně.
Pomůže mi NIS s EET?
Ano, elektronickou evidenci tržeb systém umí.
Přeci jen, je to nový systém? Jak se s ním naučím pracovat?
Zaškolíme vás. Mnoha způsoby, podle toho, co vám vyhovuje.
Provedeme školení u vás v kanceláři. Máme online videa se školením.
Zaškolíme vás na dálku videokonferencí. A samozřejmě, celý systém
je protkán nápovědou. A pokud nic z toho nepomůže, jsme po ruce,
na telefonu, emailu nebo vzdáleným přístupem u vás v počítači.
Vždy se k nám dovoláte a vždy reagujeme rychle.
Kdy je vhodný okamžik na přechod z jiného systému na NIS? Na přelomu roku nebo měsíce?
Kdykoli. Nemusí to být ani přelom měsíce. Data z jiného systému
naimportujeme na zkoušku, dáme vám čas je zkontrolovat a pak je
v den spuštění přes noc naimportujeme naostro. Jeden den pracujete
v současném systému, druhý den máte svoje data v NISu.
Dělali jsme to už mnohokrát, takže to umíme a máme s tím zkušenost.
A v prvních dnech jsme vám samozřejmě nablízku, u vás nebo na telefonu.
Ale to vlastně platí, ať jste s námi měsíc, rok nebo deset let.
Říkají nám, že desktopové aplikace jsou lepší, bezpečnější,
rychlejší a krásnější než webová aplikace jako je NIS.
Desktopové aplikace jsou reálně na ústupu.
Dříve se pro e-maily používaly desktopové aplikace jako je
Outlook, nahradila je webová aplikace Gmail a Outlook Online.
Na videokonference byl dříve desktopový Skype, dnes ho nahradil
webový Google Meet. A když se podíváme do Čech? Webové aplikace
jsou Datové schránky, ISVR, i notářský CIS2. Dokonce i Microsoft,
coby tradiční dodavatel desktop aplikací, už propaguje Office365,
kde je Word i Excel coby webová aplikace.
A pokud jde o zmíněnou rychlost? To potvrzují sami notáři, kteří
říkají, že NIS je podstatně rychlejší v zobrazování informací než
desktopové aplikace. A co se týká krásy aplikace, to necháme na vás,
ale v NISu si můžete například kdykoli zvětšit celou stránku nebo
písmenka, pokud byste chtěli nechat odpočinout oči po dlouhém dni.
Nyní náš účetní každý měsíc ručně přepisuje desítky našich
příjmových dokladů do účetnictví. Jak to bude probíhat s NISem?
Do nejrozšířenějších účetních programů dokážeme přenést faktury
i příjmové doklady přímo z NISu. Účetní tak nemusí nic přepisovat,
jen data nahrají.
A šetříme přírodu, umíme také účetním vyexportovat všechny doklady
v PDF podobě, takže je nemusíte tisknout dvojmo.
Takový systém je moc složitý. Tyhle novinky jsou spíše pro mladé
notáře. Nechci si zbytečně komplikovat život.
Pokud vy nebo vaši pracovníci umíte zapsat do CIS2 nebo si vybrat
emaily na Seznamu, zvládnete to. Práce s NISem není o moc složitější,
spíše jednodušší. NIS totiž funguje jako webová stránka.
Když NIS funguje jako webová stránka, jak budou moje data ochráněna?
Budou uložena v internetu?
Nikoli, NIS pracuje jako tak zvaný intranet. Data jsou uložena ve
vaší kanceláři a nikdy ji neopustí. Bezpečnost vašich dat je pro nás
jedním z nejdůležitějších aspektů. Takže například vaše data
zálohujeme každých 24 hodin.
Co se stane, když nebudeme mít připojení k internetu? Přestane NIS
fungovat?
Nikoli, NIS pracuje i bez připojení k internetu.
Může s NISem pracovat více pracovníků současně?
Samozřejmě, NIS je k tomu přímo určen a od základu navržen. Sám
například zajistí, že dva pracovníci nemohou získat stejné číslo
N/NZ nebo že si navzájem nepřepíší už zapsaná data.
Pomůže mi systém i s agendou přímého zápisu do Obchodního rejstříku,
ISVR?
Ano, do systému máme zapracovanou evidenci soudních poplatků.
Pro zaplacení poplatku vystavíme klientovi správný příjmový doklad.
Upozorníme na splatnost poplatku soudu a připravíme pokyny
bance včetně správného čísla účtu příslušného soudu a variabilního
symbolu. Jak to říct zjednodušeně? Tuto agendu zvládnete na tři
kliknutí. Nevěříte? Předvedeme.
A co budoucí vývoj technologií? Je možné s NISem pracovat z tabletu
nebo mobilního telefonu?
Ano, i to je možné.
Máme nabídku na levnější program pro vedení notářské kanceláře.
Ano, NIS není nejlevnější systém na trhu, je ale nejpokročilejší.
Každý řemeslník ví, že nemá smysl nakupovat nejlevnější nářadí
v hobbymarketu, ale pořídit si profesionální nářadí od specialistů.
Ano, je dražší, ale více vydrží a pracuje se s ním lépe.
NIS je od počátku důsledně koncipovaný jako bezpečný
profesionální systém na špičce technologického vývoje.
I přesto máme ověřeno, že vám NIS vydělá mnohokrát více, než vás
bude stát. Potvrzují to praktické zkušenosti jak malých, tak
velkých notářských kanceláří.
Nakolik je NIS skutečně moderní systém?
Už na začátku vývoje, v roce 2009, jsme vsadili na tehdy revoluční
koncepci systému jako webové stránky. Zavrhli jsme zastaralý koncept
samostatného programu, který by se instaloval na každém počítači
v kanceláři. Chtěli jsme, aby stačil jen webový prohlížeč. Ten je dostupný
na každém počítači nebo zařízení typu tablet či telefon.
Potvrzení, že jsme vsadili na správnou kartu, přineslo posledních
několik let, kdy systémy státní správy přecházejí na stejný
koncept. Vždyť i všechny další informační systémy, se kterými se
notář setkává, používají stejnou technologii webové stránky, ať už jde o
CIS2, ISVR, Katastr nemovitostí, Systém Datových schránek nebo Czech POINT.
Budu mít kontrolu nad svými daty?
Absolutně. NIS je silně zabezpečený tak, aby se k vašim datům nedostal
nikdo neoprávněný. Na druhou stranu máte nad daty absolutní kontrolu.
K vašim datům máte vždy přístup.
Například můžete kterýkoli rejstřík sami, i bez naší pomoci,
vyexportovat do Excelu.
Dále vám každých 24 hodin
provedeme zálohu na vaše úložiště. A v neposlední řadě máme článek ve
smlouvě, který vám přístup k datům garantuje. Dokonce dokážeme
unikátním způsobem podepsat celou databázi tak, že jakýkoli zásah
do dat je možné prokázat.
Budu má data ochráněna?
Rozhodně. Pokud jde o ochranu notářských dat, už jsme zaznamenali
i případ, kdy vir, ransomware, zašifroval veškerá data v kanceláři.
Jediná data, která odolala, byla ta v NISu.
Budou nutná nějaká nastavení v mé síti?
Nikoli. NIS si vezme jen jednu IP adresu v síti, jako každé jiné
zařízení, a funguje. Na stanici NISu stačí běžný webový prohlížeč.
